W wyniku umowy zawartej w dniu 18 października 2010 roku między Związkiem Rewizyjnym Spółdzielni Mieszkaniowych RP w Warszawie, a Spółdzielnią Mieszkaniową „Zawiercie" w Zawierciu, w dniach od 08.11.2010 r. do 14.02.2011 r. (z przerwami) została przeprowadzona przez Związek lustracja pełna działalności Spółdzielni za okres od 01.01.2007 r. do 31.12.2009 roku.

Przedmiotem lustracji były następujące zagadnienia:

1.   Organizacja Spółdzielni.

-     Statut Spółdzielni oraz wewnętrzny system normatywny (kompletność i poprawność merytoryczna regulaminów),

-     działalność organów Spółdzielni,

-     struktura organizacyjna służb etatowych Spółdzielni.

2.    Stan prawny gruntów będących we władaniu Spółdzielni (i budynków z nimi związanych oraz racjonalność ich wykorzystania).

3.    Sprawy członkowskie i dyspozycja lokalami.

4.    Gospodarka zasobami mieszkaniowymi:

       stan ilościowy oraz estetyczno-porządkowy i techniczny budynków i ich otoczenia koszty i przychody GZM oraz prawidłowość          ustalania opłat za używanie lokali, gospodarka lokalami użytkowymi,ze szczególnym uwzględnieniem lokali wynajmowanych,

-      terminowość wnoszenia opłat przez użytkowników lokali i windykacja należności Spółdzielni,

-      treść umów o usługi komunalne i ich realizacja (wodno¬kanalizacyjne, wywóz śmieci, ciepło).

5.     Gospodarka remontowa w zasobach mieszkaniowych :

-      nadzór techniczny i ustalanie potrzeb remontowych, ze szczególnym uwzględnieniem działań energooszczędnych,

-      akumulacja środków finansowych na remonty, tryb doboru wykonawców robót remontowych, treść zawartych umów i ich                 realizacja.

6.     Gospodarka finansowa:

-       stan funduszów, wielkość wolnych środków finansowych i sposób ich wykorzystania, efektywność zaangażowania                           finansowego Spółdzielni w zakup akcji lub udziałów w innych podmiotach gospodarczych,

-       rozliczanie kosztów ogólnych Spółdzielni,

-       obsługa spłaty kredytów mieszkaniowych,

-        terminowość regulowania zobowiązań finansowych Spółdzielni (podatki, ZUS, PFRON),

-        dochodzenie należności Spółdzielni.

7.     Ocena   realizacji   przez   Spółdzielnię   obowiązków   wynikających  z ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych.

Lustracja nie obejmowała badania sprawozdania finansowego Spółdzielni w rozumieniu art. 88 lit. a, Prawa spółdzielczego jak również weryfikacji rozliczeń kosztorysowych.

Ustalenia lustracji wynikają ze stwierdzonych faktów na podstawie przedłożonych lustratorowi dokumentów oraz wyjaśnień złożonych przez pracowników Spółdzielni. W szczególności ustaleniom lustracji służyły:

-              statut i inne uregulowania wewnętrzne,

-              dokumentacja z działalności organów samorządowych Spółdzielni,

-              dokumenty członkowskie,

-              dokumentacja dotycząca wykonania robót remontowych,

-              dokumentacja oraz ewidencja finansowo-księgowa,

-              plany gospodarczo-finansowe.

 
Ustalenia lustracji zostały zawarte w protokole lustracji, który łącznie z niniejszym listem polustracyjnym stanowi integralną całość. Protokół lustracji został podpisany bez zastrzeżeń przez Zarząd i Radę Nadzorczą Spółdzielni.

Poprzednia lustracja pełna działalności Spółdzielni została przeprowadzona przez Związek Rewizyjny Spółdzielni Mieszkaniowych RP w 2007 roku i obejmowała działalność Spółdzielni w latach 2004-2006.

Ocena działalności Spółdzielni zawarta w liście polustracyjnym Związku wraz z wnioskami, została przedstawiona na Zebraniu Przedstawicieli Członków w 2007 roku.

W badanym okresie Spółdzielnia na bieżąco dokonywała aktualizacji wpisów w KRS za wyjątkiem opisanego w protokóle lustracji zgłoszenia do rejestru zmian statutu uchwalonych przez Zebranie Przedstawicieli Członków w dniu 30.11.2007 roku.

Do    dnia    06.05.2010   roku   w   Spółdzielni    obowiązywał   statut zarejestrowany w dniu 31.11.2006 roku.

Wewnętrzny system normatywny Spółdzielni tworzą unormowania wewnętrzne o charakterze regulaminowym, wynikające ze statutu oraz z obowiązującego spółdzielnie mieszkaniowe stanu prawnego, jednak część z tych regulaminów, wykazanych w protokóle lustracji wymaga aktualizacji bądź uchylenia.

Lustracja nie wykazała nieprawidłowości i uchybień w zakresie częstotliwości, terminowości i sposobu zwołania grup członkowskich, Zebrań Przedstawicieli Członków oraz Walnego Zgromadzenia. Zastrzeżeń nie budzi także przebieg obrad oraz sposób ich udokumentowania.

Rada Nadzorcza, zgodnie z zakresem swoich statutowych kompetencji zajmowała się najistotniejszymi sprawami związanymi z bieżącą działalnością Spółdzielni, wypełniając funkcje kontroli i nadzoru, a sposób udokumentowania pracy tego organu i podejmowania uchwał nie budzi zastrzeżeń.

W okresie objętym lustracją Zarząd Spółdzielni kierował bieżącą działalnością Spółdzielni jako podmiotu gospodarczego, pracował w oparciu o Regulamin Zarządu i okresowe plany pracy, podejmował decyzje zgodnie z kompetencjami statutowymi, które zostały właściwie udokumentowane.

 
  W  badanym  okresie, zatwierdzona  przez  Radę Nadzorczą struktura organizacyjna Spółdzielni, dostosowana była do
form i skali prowadzonej działalności i zapewniała warunki prawidłowego  funkcjonowania Spółdzielni,  jako  podmiotu gospodarczego.

Akta osobowe zatrudnionych pracowników, prowadzone są zgodnie z obowiązującymi przepisami, są właściwie archiwizowane i przechowywane, a zasady organizacji pracy i wynagradzania pracowników określa stosowny regulamin oraz Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy, zarejestrowany we właściwym Inspektoracie Pracy.

Badania dotyczące spraw członkowsko-mieszkaniowych, wykazały właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji członkowskiej oraz wymaganych prawem rejestrów.

Z ustaleń lustracji wynika, że stan prawny wszystkich gruntów będących we władaniu Spółdzielni jest uregulowany, co umożliwiło zrealizowanie przez Spółdzielnię postanowień ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych dotyczących określenia przedmiotu odrębnej własności lokali.

Zastrzeżeń nie budzi także sposób realizacji wniosków członków o ustanowienie odrębnej własności lokali; wg stanu na dzień 31. 12. 2009 r. zawarto 1.780 notarialnych umów ustanowienia odrębnej własności lokali, a do realizacji pozostawało 40 wniosków.

Przeprowadzony w czasie lustracji selektywny przegląd zasobów mieszkaniowych wykazał, iż są one utrzymane w czystości i należytym stanie estetyczno-porządkowym i technicznym, możliwym do ustalenia w trakcie wizualnego przeglądu, niemniej jednak stwierdzono usterki wymagające usunięcia.

W 2007 roku działalność Spółdzielni w zakresie gospodarki zasobami mieszkaniowymi zamknęła się niedoborem przychodów w stosunku do poniesionych kosztów wynoszącym (-) 198.031,- zł., który został odniesiony na konto rozliczeń międzyokresowych. W latach 2008-2009 wyniki w gzm były dodatnie i wyniosły odpowiednio 879.447, - zł. i 248.906,- zł.

We wszystkich latach badanego Spółdzielnia osiągnęła nadwyżki w działalności gospodarczej, które wyniosły netto:

-              w roku 2007-   1.135.524,-zł.,

-              w roku 2008 -      828.757,- zł.,

-              w roku 2009 - 1.259.867,-zł.

 
Przy ustalaniu wyników działalności w badanym okresie Spółdzielnia przestrzegała obowiązujących od 1 stycznia 2007 roku przepisów znowelizowanej ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ustalając odrębnie wynik na działalności operacyjnej i finansowej, a o sposobie podziału osiągniętych nadwyżek bilansowych decydowało Zebranie Przedstawicieli Członków i Walne Zgromadzenie

Według stanu na koniec 2009 roku zaległości z tytułu opłat za używanie lokali mieszkalnych wyniosły 2.725.273,- zł., co stanowiło 11% rocznego wymiaru opłat od tych lokali.

W odniesieniu do należności od lokali użytkowych wskaźnik zadłużeń w opłatach kształtował się na poziomie od 9,7% w 2007 roku do 8,6% w 2009 roku.

Występujący poziom zaległości w opłatach jest wyższy od przeciętnego w spółdzielniach, co wskazuje to na konieczność dalszej intensyfikacji prowadzonych działań windykacyjnych w tym zakresie.

Lustracja nie wykazała nieprawidłowości w gospodarce lokalami użytkowymi. Stwierdzono jednak, że nie wszystkie umowy najmu zawierały postanowienia zabezpieczające interesy Spółdzielni, a unormowania dotyczące najmu lokali użytkowych nie określają np. warunków, jakie winien spełniać najemca, trybu rozstrzygnięcia przetargu i sposobu powoływania komisji przetargowej.

Lustracja wykazała, iż umowy zawarte z dostawcami usług komunalnych oraz innych usług związanych z eksploatacją zasobów Spółdzielni, chronią należycie jej interesy.

W okresie objętym lustracją Spółdzielnia przeprowadzała okresowe przeglądy stanu technicznego zasobów mieszkaniowych, będących podstawą do sporządzania rocznych rzeczowo-finansowych planów remontów.

Spółdzielnia przeprowadziła również, wymagane art. 62 Prawa budowlanego, kontrole stanu technicznej sprawności instalacji i elementów budynków, których wyniki odnotowane zostały w książkach obiektu budowlanego.

Poniesione w latach 2007-2009 nakłady na remonty zasobów mieszkaniowych w kwocie 11.276.488,-zł., zostały sfinansowane środkami zakumulowanymi na funduszu remontowym z udziałem pożyczki z NFOŚiGW w wysokości 1.054.796,- zł. Stan środków funduszu remontowego na koniec 2009 roku wynosił 152.599,- zł.

 
Roboty remontowe w zasobach Spółdzielni ujęte w planach rzeczowo-finansowych remontów, wykonywane były przez wykonawców zewnętrznych wyłanianych w trybie przetargowym.

Umowy zawarte z wykonawcami robót remontowych nie budzą zastrzeżeń w aspekcie zachowania wymogów prawa cywilnego oraz zapewnienia ochrony interesów Spółdzielni, a postanowienia tych umów były przestrony przestrzegane. Nie stwierdzono także nieprawidłowości w sposobie prowadzenia dokumentacji robót remontowych, rozliczeń z wykonawcami oraz sprawowania nadzoru nad realizowanymi robotami.

W okresie objętym lustracją ewidencja księgowa Spółdzielni prowadzona była na bieżąco w oparciu o Zakładowy Plan Kont, dostosowany do ustawy o rachunkowości, a także sporządzone zostały sprawozdania finansowe, które po badaniu przez biegłego rewidenta były corocznie zatwierdzane przez Zebranie Przedstawicieli Członków i Walne Zgromadzenie.

Sprawozdania te były terminowo złożone w uprawnionych instytucjach.

Lustracja nie wykazała nieprawidłowości w gospodarce kasowej, w zakresie zgodności rozliczeń kosztów ogólnych Spółdzielni z wymogami ustawy o rachunkowości oraz w sposobie rozliczeń Spółdzielni z członkami z tytułu wkładów. Zastrzeżeń nie budzi także sposób rozliczeń z bankiem z tytułu spłaty kredytów mieszkaniowych i należnych odsetek.

Ogólna sytuacja finansowa Spółdzielni, pozwala na bieżące regulowanie zobowiązań o charakterze publiczno-prawnym oraz wobec dostawców robót i usług.

Spółdzielnia posiadała również wolne środki finansowe zdeponowane na terminowych lokatach bankowych, od których uzyskała dodatkowe przychody z tytułu oprocentowania.

Na tle ustaleń zawartych w protokole lustracji oraz oceny niniejszego listu polustracyjnego pożądane byłoby, aby organy samorządowe Spółdzielni rozważyły podjęcie następujących działań:

 
      1.   Zaktualizować    wymienione   w   protokóle    lustracji    unormowania wewnętrzne o charakterze regulaminowym.

     2.  Usunąć usterki w utrzymaniu zasobów mieszkaniowych ujawnione w trakcie ich przeglądu.

     3.  Kontynuować  prowadzone  działania w zakresie windykacji  opłat za używanie lokali.

Przedstawiając powyższe wnioski Związek informuje, iż zgodnie z art. 93 § 4 Prawa spółdzielczego, wnioski z przeprowadzonej lustracji winny być przedstawione przez Radę Nadzorczą najbliższemu Walnemu Zgromadzeniu Członków.

          Uprzejmie prosimy o powiadomienie Związku o sposobie realizacji ww. wniosków.

                                                                                                                                             Jerzy Jankowski